PROSES
PENCATATAN
A.
Makna
akun dan manfaat akun dalam proses pencatatan
Sebuah sistem akuntansi dirancang untuk
menunjukkan kenaikan ataupun penurunan saldo masing-masing komponen laporan
keuangan. Kenaikan ataupun penurunan saldo ini harus dicatat secara terperinci
dan terpisah untuk setiap komponen laporan keuangan. Catatan akuntansi yang
terperinci dan terpisah inilah dinamakan sebagai akun ( perkiraan ).
Jadi, akun adalah catatan
akuntansi mengenai kenaikan atau penurunan saldo dari masing-masing aktiva,
kewajiban, ekuitas, pendapatan, dan beban. Daftar yang memuat mengenai
keseluruhan kode (nomor) dan nama akun disebut bagan perkiraan (chart of
accouns). Kode dan nama akun yang terdapat di dalam daftar merupakan kode dan
nama akun yang akan digunakan oleh perusahaan untuk mencatat dan
mengklasifikasikan setiap transaksi bisnis ( peristiwa ekonomi ) yang terjadi.
Sesungguhnya, akun identik dengan komponen laporan keuangan, contohnya adalah
akun kas, akun piutang usaha, dan seterusnya. Contoh chart of accounts (COA) :
1. AKTIVA
1.1 Kas
1.2 Piutang
usaha
1.4 Perlengkapan
kantor
1.5 Asuransi
dibayar di muka
1.7 Peralatan
kantor
1.8 Perabot
kantor
2.
KEWAJIBAN
2.1 Utang
2.3 Sewa
diterima di muka
3.
EKUITAS PEMILIK
3.1 Modal
3.2 Prive
4. PENDAPATAN
4.1. Pendapatan
usaha
4.2. Pendapatan
sewa
4.3. Pendapatan
bunga
5. BEBAN
5.1 Beban
gaji
5.2 Beban
iklan
5.3 Beban
sewa kantor
5.4 Beban
utilitas
5.9 Beban
rupa-rupa
Bentuk baku dalam penyusunan chart of
accounts dan yang telah diterapkan di kebanyakan perusahaan adalah bahwa
pengelompokan kode (nomer) 1 selalu dimulai dari akun-akun aktiva, lalu diikuti
dengan akun-akun dari kelompok utang, ekuitas, pendapatan, dan beban.
Hal yang perlu diperhatikan dalam proses
penyusunan COA adalah penerapan flexible numbering system (sistem penomoran
yang fleksibel), di mana sebuah kode dan nama akun yang baru akan dapat
ditambah (disisipkan) tanpa mengubah urutan kode akun lainnya yang telah ada.
Hal ini tujuannya tidak lain adalah kalau nantinya ternyata terdapat penambahan
akun baru ini haruslah tetap memenuhi persyaratan urutan tingkat likuiditas.
Bentuk format yang paling sederhana
untuk menunjukkan kenaikan dan penurunan saldo masing-masing komponen laporan
keuangan adalah dengan menggunakan model T account.
|
Nama Akun
|
|
|
Mutasi Debit (Dr)
|
Mutasi Kredit (Kr)
|
Dengan memahami persamaan dasar
akuntansi, kita dapat menyimpulkan bahwa setiap transaksi akan mempengaruhi
paling tidak dua akun, bahkan bisa lebih dari dua akun. Dalam akuntansi,
pencatatan transaksi ke dalam jurnal dilakukan atas dasar double-entry system
di mana salah satu dari dua akun tersebut akan dicatat di sebelah debit dan
akun satunya lagi dicatat di sebelah kredit. Dengan kata lain, jumlah antara
sisi debit dan sisi kredit dalam sebuah jurnal haruslah seimbang.[1]
B.
Definisi Debit dan Kredit
Dalam persamaan akuntansi terdapat
istilah debit dan kredit. Debit dan kredit digunakan untuk membedakan
penambahan dan pengurangan dari setiap akun. Tata letak debit wajib berada pada
sisi sebelah kiri dan sebaliknya untuk kredit wajib berada di sisi sebelah kanan.
Jika kita hubungkan antara debit dan
kredit dengan persamaan akuntansi bisa diilustrasikan sebagai berikut :
|
Keterangan
|
Harta
|
Kewajiban
|
Modal
|
|
Penambahan (+)
|
Debit
|
Kredit
|
Kredit
|
|
Pengurangan (-)
|
kredit
|
Debit
|
Debit
|
Setiap akun memiliki saldo normal, untuk
harta akun normalnya adalah debit atau jika ada penambahan berada di sisi debit
dan jika ada pengurangan berada di sisi kredit. Untuk kewajiban akun normalnya
adalah kredit atau jika ada penambahan berada di sisi kredit dan apabila ada
pengurangan berada di sisi debit. Modal akun normalnya adalah sama dengan akun
normalnya kewajiban. Jika jumlah debit lebih besar daripada jumlah kredit,
suatu akun dikatakan memiliki saldo debit.
Jika jumlah kredit lebih besar daripada
jumlah debit, suatu akun dikatakan memiliki saldo Kredit.
Contoh : Drs. Thomas Nelson menginvestasikan uang sebesar Rp 1.000.000
yang alokasinya dari pinjaman sebesar Rp 250.000 dan uang pribadi Rp 750.000[2]
|
Akun
|
Debit
|
Kredit
|
|
Harta
|
1.000.000
|
|
|
Kewajiban
|
|
250.000
|
|
Modal
|
|
750.000
|
C.
Mengidentifikasi
langkah dasar dalam proses pencatatan
1.
Jurnal
Jurnal
adalah Alat untuk mencatat transaksi perusahaan yang dilakukan secara kronologis (
berdasarkan urut waktu terjadinya ) dengan menunjukan rekening yang harus
didebit dan dikredit beserta jumlah rupiahnya masing – masing.
Dalam akuntansi, proses pencatatan
selalu dimulai dengan menganalisis setiap transaksi yang terjadi dalam
perusahaan. Analisis ini mengandung pengertian bahwa seorang akuntan harus
dapat menentukan pengaruh dari masing-masing transaksi terhadap akun. Setelah
transaksi dianalisis, langkah selanjutnya adalah mencatat kandungan informasi
yang ada pada setiap transaksi ke dalam jurnal ( tentu saja setelah kandungan
informasi tadi diterjemahkan ke dalam akun-akun ).
Transaksi dicatat ke dalam jurnal secara
kronologis, yaitu berdasarkan urutan waktu terjadinya transaksi. Jurnal akan
memperlihatkan pengaruh setiap transaksi terhadap akun dalam bentuk debit
kredit. Lewat debit dan kredit inilah kita dapat melihat kenaikan ataupun
penurunan atas saldo masing-masing akun terkait.
Contoh : Berikut ini adalah serangkaian
transaksi yang terjadi pada kantor akuntan publik milik Drs. Thomas Nelson
selama bulan pertama operasionalnya, yaitu bulan Oktober 2013.
01
Okt Drs. Thomas
Nelson menyetor uang kas ke dalam
perusahaan sebagai modal awal sebesar Rp
30.000.000
02
Okt Dibayar sewa kantor bulan
Oktober sebesar Rp 7.000.000
02
Okt Dibeli peralatan
kantor berupa komputer seharga Rp14.000.000 Dalam hal ini, perusahaan membayar
tunai Rp 10.000.000 dan sisanya akan dibayar di kemudian hari.
03
Okt Dibeli tunai perabot
kantor berupa meja dan kursi seharga Rp 3.000.000
04
Okt Dibeli tunai perlengkapan
kantor berupa kertas print dan alat tulis kantor seharga Rp 1.400.000
11
Okt Diterima kas dari
klien, PT. Langga Internusa, atas jasa konsultasi sistem akuntansi klien
sebesar Rp 1.850.000
13
Okt Dibayar sebagian uang
atas transaksi tanggal 2 Oktober yang lalu, yaitu sebesar Rp 1.500.000
16
Okt Diterima kas dari
klien, PT. Wahana Mandiri, atas jasa penyusunan laporan keuangan tahun 2012
yang lalu sebesar Rp 2.000.000. Sedangkan sisanya sebesar Rp 1.500.000 baru
akan dilunasi oleh klien dalam jangka waktu dua minggu kemudian.
19 Okt Dibeli
tambahan perlengkapan kantor berupa kertas print secara kredit sebesar Rp
400.000
25 Okt Dibayar
gaji karyawan sebesar Rp 2.000.000
27 Okt Dibayar
utang atas transaksi tanggal 19 Oktober yang lalu
28 Okt Dibayar
beban utilitas pemakaian listrik dan telepon sebesar Rp 250.000
|
Tgl
|
Nama Akun
|
COA
|
Dr
|
Kr
|
|
1 Okt
2 Okt
2 Okt
3 Okt
4 Okt
11 Okt
13 Okt
16 Okt
19 Okt
25 Okt
27 Okt
28 Okt
|
Kas
Modal Drs. Thomas
Beban Sewa Kantor
Kas
Peralatan Kantor
Kas
Utang
Perabot Kantor
Kas
Perlengkapan kantor
Kas
Kas
Pendapatan Usaha
Utang
Kas
Kas
Piutang Usaha
Pendapatan Usaha
Perlengkapan Kantor
Utang
Beban Gaji
Kas
Utang
Kas
Beban Utilitas
Kas
|
1.1
3.1
5.3
1.1
1.7
1.1
2.1
1.8
1.1
1.4
1.1
1.1
4.1
2.1
1.1
1.1
1.2
4.1
1.4
2.1
5.1
1.1
2.1
1.1
5.4
1.1
|
30.000.000
7.000.000
14.000.000
3.000.000
1.400.000
1.850.000
1.500.000
2.000.000
1.500.000
400.000
2.000.000
400.000
250.000
|
30.000.000
7.000.000
10.000.000
4.000.000
3.000.000
1.400.000
1.850.000
1.500.000
3.500.000
400.000
2.000.000
400.000
250.000
|
Jurnal
dibedakan menjadi dua,yaitu jurnal umum (general journal) dan jurnal khusus
(special journal). Jurnal umum dibuat atas transaksi yang tidak dicatat dalam
jurnal khusus. Contoh transaksi yang akan dicatat dalam jurnal umum adalah
transaksi retur pembelian, retur penjualan, serta transaksi pembelian peralatan
dan perlengkapan kantor secara kredit. Jurnal koreksi (correcting entries),
jurnal penyesuaian (adjusting entries), dan jurnal penutup (closing entries)
tergolong ke dalam jurnal umum.
Jurnal khusus dibagi
menjadi beberapa jenis berikut.
a.
Jurnal Penjualan (sales journal),
digunakan untuk mencatat seluruh transaksi penjualan barang dagangan ke
pelanggan secara kredit. Untuk transaksi penjualan barang dagangan yang
dilakukan secara tunai akan dicatat dalam jurnal penerimaan kas.
b.
Jurnal pembelian (purchases journal),
digunakan untuk mencatat seluruh transaksi pembelian barang dagangan dari
supplier secara kredit. Untuk transaksi pemnelian barang dagangan yang
dilakukan secara tunai akan dicatat dalam jurnal pembayaran kas.
c.
Jurnal penerimaan kas (cash receipts
journal), digunakan untuk mencatat seluruh transaksi penerimaan kas. Penerimaan
kas langsung dari pelanggan dalam transaksi penjualan barang dengan secara
tunai dan penerimaan kas dari hasil penagihan piutang akan dicatat dalam buku jurnal ini. Contoh
lainnya adalah penerimaan kas dari hasil pinjaman serta penjualan tunai
peralatan dan perabot kantor yang tidak terpakai.
d.
Jurnal pembayaran kas (cash payments
journal), digunakan untuk mencatat seluruh transaksi pengeluaran kas.
Pembayaran kas langsung ke supplier dalam transaksi pembelian barang dagangan
secara tunai, pengeluaran kas untuk pelunasan hutang, serta pembelian peralatan
dan perlengkapan kantor secara tunai akan dicatat dalam buku jurnal ini.
2.
Buku Besar
Setelah transaksi dianalisis dan
dicatat ke dalam jurnal, langkah selanjutnya adalah memposting (
memindah-bukukan ) setiap saldo yang terdapat pada jurnal ke dalam buku besar untuk
masing-masing akun. Nantinya, buku besar untuk masing-masing akun ini akan
memperlihatkan secara terperinci mengenai setiap perubahan ( mutasi debet dan
mutasi kredit ) yang ditimbulkan dari seluruh transaksi yang terjadi selama
periode akuntansi. Dengan kata lain, buku besar untuk masing-masing akun
merupakan rincian akumulasi saldo akun terkait yang terdapat dalam jurnal. Buku
besar dibuat dengan urutan akun seperti yang tercantum pada bagian perkiraan (
chart of accounts ), yang dimulai dengan akun neraca ( kas, piutang usaha, dan
seterusnya ).
Sebagai contoh, buku besar kas akan
memuat secara terperinci saldo awal, mutasi debit, mutasi kredit, dan saldo
akhir. Mutasi debit yang terdapat dalam buku besar kas merupakan rincian
pemindah-bukuan dari seluruh transaksi penerimaan kas yang telah dicatat dalam
jurnal, demikian juga mutasi kredit yang terdapat dalam buku besar kas
merupakan rincian pemindah-bukuan dari seluruh transaksi pengeluaran kas yang
telah dicatat dalam jurnal.
Buku besar ( ledger ) dibedakan
menjadi dua, yaitu buku besar umum ( general ledger ) dan buku besar pembantu (
subsidiary ledger ). Untuk perusahaan yang sudah computerized system, proses
posting dari jurnal ke buku besar tidak lagi dilakukan secara manual, tetapi
akan langsung terposting secara otomatis lewat program komputer. Buku besar
umum selalu dibuat atas seluruh akun laporan keuangan.
|
|
 |
 |
|
|
|
|
|
|
Contoh
: Buku Besar Umum
1.1 Kas
|
Tgl
|
Keterangan
|
Ref
|
Debet
|
Kredit
|
Saldo
|
|
1 Okt
2 Okt
3 Okt
4 Okt
11 Okt
13 Okt
16 Okt
25 Okt
27 Okt
28 Okt
|
Setoran Tn. Thomas
Bayar sewa kantor
Beli komputer
Beli meja dan kursi
kantor
Beli kertas print
dan alat tulis
PT Langga Internusa
Bayar hutang
PT Wahana Mandiri
Bayar gaji bulan
Oktober
Bayar hutang
Bayar utilitas
|
|
30.000.000
1.850.000
2.000.000
|
7.000.000
10.000.000
3.000.000
1.400.000
1.500.000
2.000.000
400.000
250.000
|
30.000.000
23.000.000
13.000.000
10.000.000
8.600.000
10.450.000
8.950.0000
10.950.000
8.950.000
8.550.000
8.300.000
|
1.2
Piutang Usaha
|
Tgl
|
Keterangan
|
Ref.
|
Debet
|
Kredit
|
Saldo
|
|
16 Okt
|
PT
Wahana Mandiri
|
|
1.500.000
|
|
1.500.000
|
1.4 Perlengkapan Kantor
|
Tgl
|
Keterangan
|
Ref.
|
Debet
|
Kredit
|
Saldo
|
|
4 Okt
19 Okt
|
Kertas print dan
alat tulis
Kertas Print
|
|
1.400.000
400.000
|
|
1.400.000
1.800.000
|
1.7 Peralatan Kantor
|
Tgl
|
Keterangan
|
Ref.
|
Debet
|
Kredit
|
Saldo
|
|
2
Okt
|
Komputer
|
|
14.000.000
|
|
14.000.000
|
1.8 Perabot Kantor
|
Tgl
|
Keterangan
|
Ref.
|
Debet
|
Kredit
|
Saldo
|
|
3
Okt
|
Meja
dan kursi
|
|
3.000.000
|
|
3.000.000
|
2.1 Hutang
|
Tgl
|
Keterangan
|
Ref
|
Debet
|
Kredit
|
Saldo
|
|
2 Okt
13 Okt
19 Okt
27 Okt
|
Beli Komputer
Bayar hutang
komputer
Beli kertas print
Bayar hutang kertas
print
|
|
1.500.000
400.000
|
4.000.000
400.000
|
4.000.000
2.500.000
2.900.000
2.500.000
|
3.1 Modal Tn. Thomas
|
Tgl
|
Keterangan
|
Ref
|
Debet
|
Kredit
|
Saldo
|
|
1
Okt
|
Setoran
tunai
|
|
30.000.000
|
|
30.000.000
|
4.1
Pendapatan
usaha
|
Tgl
|
Keterangan
|
Ref
|
Debet
|
Kredit
|
Saldo
|
|
11 Okt
16 Okt
|
PT
Langga Internusa
PT
Wahana Mandiri
|
|
|
1.850.000
3.500.000
|
1.850.000
5.350.000
|
5.1
Beban gaji
|
Tgl
|
Keterangan
|
Ref.
|
Debet
|
Kredit
|
Saldo
|
|
25
Okt
|
Gaji
karyawan bulan Okt.
|
|
2.000.000
|
|
2.000.000
|
5.3
Beban sewa kantor
|
Tgl
|
Keterangan
|
Ref
|
Debet
|
Kredit
|
Saldo
|
|
2
Okt
|
Sewa
kantor bulan Okt.
|
|
7.000.000
|
|
7.000.000
|
5.4
Beban Utilitas
|
Tgl
|
Keterangan
|
Ref.
|
Debet
|
Kredit
|
Saldo
|
|
28
Okt
|
Listrik
dan telepon bulan Okt.
|
|
250.000
|
|
250.000
|
3.
Neraca Saldo
Neraca saldo adalah Suatu daftar yang berisikan saldo
rekening yang terdapat di buku besar.
Neraca saldo ( trial balance ) diperlukan untuk memastikan
bahwa tidak adanya kesalahan di dalam memposting jumlah debit/kredit dari jurnal
ke buku besar. Kecocokan antara jumlah debit
dengan jumlah kredit ini harus dibuktikan pada setiap akhir periode laporan
akuntansi. Langkah awal dalam menyiapkan neraca saldo adalah menentukan saldo
akhir per periode laporan akuntansi untuk setiap akun ( lihat saldo akhir yang
di cetak tebal pada akun buku besar di atas ). Seluruh saldo akhir tersebut
(untuk tiap-tiap akun) akan dipindahkan ke neraca saldo.
Perlu ditekankan di sini, bahwa neraca
saldo dibuat hanya untuk membuktikan bahwa antara jumlah debit dengan jumlah
kredit telah sama (equality). Neraca saldo tidak menjamin dalam hal kelengkapan
dan keakuratan data transaksi. Jika antara jumlah debet dengan jumlah kredit
dalam neraca saldo tidak sama, maka berarti terdapat kesalahan posting. Sebaliknya,
jika antara jumlah debit dengan jumlah kredit dalam neraca saldo sama, maka hal
ini belum tentu ( tidak menjamin ) bahwa semua transaksi telah dicatat secara
benar dalam jurnal. Antara jumlah debit dengan jumlah kredit dalam neraca saldo
akan tetap sama, meskipun terjadi hal-hal berikut.
a. Terdapat
kesalahan identifikasi akun dalam pembuatan ayat jurnal, misalnya sebuah
peralatan yang dibeli secara tunai dicatat dalam jurnal sebagai penambah
hutang. Dalam hal ini, meskipun akun yang digunakan salah, tetapi antara sisi
debit dengan sisi kredit akan tetap seimbang dalam jumlah yang sama.
b. Terdapat
transaksi bisnis yang tidak dijurnal ( terlewatkan )
c. Terdapat
transaksi bisnis yang dijurnal secara ganda ( dobel )
Contoh : Dengan menggunakan saldo akhir
dari masing-masing akun yang ada pada buku besar KAP Drs. Thomas Nelson di
atas, berikut ini adalah tampilan neraca saldo yang dibuat.[3]
|
Kode Akun
|
Nama Akun
|
Debit
|
Kredit
|
|
1.1
1.2
1.4
1.7
1.8
2.1
3.1
4.1
5.1
5.3
5.4
|
Kas
Piutang Usaha
Perlengkapan Kantor
Peralatan Kantor
Perabot Kantor
Hutang
Modal Tn. Thomas
Pendapatan Usaha
Beban Gaji
Beban Sewa Kantor
Beban Utilitas
|
8.300.000
1.500.000
1.800.000
14.000.000
3.000.000
2.000.000
7.000.000
250.000
|
2.500.000
30.000.000
5.350.000
|
|
37.850.000
|
37.850.000
|
DAFTAR PUSTAKA
Hery.2009. akuntansi keuangan menengah 1. jakarta : bumi aksara.
Zamroni, Oni. 2012. Debit dan Kredit. Akuntansi Mudah.com
