Sunday 7 April 2013

perencanaan manjemen

PERENCANAAN
A.    Pengertian Perencanaan
Perencanaan adalah suatu aktivitas integratif yang berusaha memaksimumkan efektivitas seluruhnya dari suatu organisasi sebagai suatu sistem, sesuai dengan tujuan yang akan dicapai.
Perencanaan minimum memiliki 3 karakteristik:
1.      perencanaan tersebut harus menyangkut masa yang akan dating
2.      terdapat suatu elemen identifikasi pribadi atau organisasi, yaitu serangkaian tindakan di masa yang akan datang dan akan diambil oleh perencana
3.      masa yang akan datang, tindakan dan identifikasi pribadi, serta organisasi merupakan unsur yang amat penting dalam setiap perencanaan[1]
Sebelum melakukan aktivitas mengorganisasi, mengarahkan, memotivasi, dan mengendalikan terlebih dahulu manajer harus membuat rencana yang memberikan tujuan dan arah kepada organisasi, menentukan apa (what) yang akan dikerjakan, kapan (when) akan dikerjakan, siapa (who) yang akan mengerjakan, di mana (where) akan dikerjakan, dan bagaimana (how) mengerjakannya.
Dalam pelaksanaan fungsi perencanaan, manajer puncak memiliki fungsi :
1.      menentukan peran yang diharapkan dari organisasi di masa yang akan dating
2.      menghubungkan organisasi dengan berbagai macam sistem lingkungannya
3.      mengevaluasi dan memprakirakan kebutuhan apa saja yang dapat dipenuhi oleh organisasi
Manajer puncak umumnya mencurahkan hampir semua waktu perencanaannya jauh ke masa depan dan pada strategi organisasi secara keseluruhan. Manajer pada hierarki lebih rendah merencanakannya terutama untuk subuntinya sendiri dan untuk jangka waktu yang lebih pendek.
Fungsi perencanaan memiliki hubungan yang sangat erat dengan pengambilan keputusan. Suatu keputusan pada dasarnya adalah suatu resolusi dari kemungkinan alternative. Pengambilan keputusan merupakan aspek penting perencanaan, yaitu proses pengembangan dan pemulihan arah untuk memecahkan permasalahan tertentu. Keputusan harus diambil pada setiap titik dalam proses perencanaan.[2]
B.     Proses Perencanaan
Perencanaan sebagai suatu proses adalah suatu cara yang sistematis untuk menjalankan suatu pekerjaan. Dalam perencanaan terkandung suatu aktivitas tertentu yang saling berkaitan untuk mencapai hasil tertentu yang diinginkan.
Aktivitas perencanaan menurut Louis A.Allen (1963) sebagai berikut :
1.      Prakiraan (forecasting) merupakan usaha yang sistematis untuk untuk meramalkan/memperkirakan waktu yang akan dating dengan penarikan kesimpualan atas fakta yang telah diketahui.
2.      Penetapan tujuan (establishing objective) merupakan suatu aktivitas untuk menetapkan sesuatu yang ingin dicapai melalui pelaksanaan pekerjaan.
3.      Pemrogaman (programming) adalah suatu aktivitas yang dilakukan dengan maksud untuk menetapakan:
a.       Langkah-langkah utama yang diperlakukan untuk mencapai suatu tujuan.
b.      Unit dan anggota yang bertanggung jawab untuk setiap langkah.
c.       Urutan serta pengaturan waktu setiap langkah.
4.      Penjadwalan (scheduling) adalah penetapan atau penunjukan waktu menurut kronologi tertentu guna melaksanakan berbagai macam pekerjaan.
5.      Penganggaran (budgeting) merupakan suatu aktivitas untuk membuat peryataan tentang sumber daya keuangan (financial recources) yang disediakn untuk aktivitas dan waktu tertentu.
6.      Pengenbangan prosedur (developing procedure) merupakan suatu aktivitas menormalisasikan cara, teknik, dan metode pelaksanaan suatu pekerjaan.
7.      Penetapan dan interprestasi kebijakan (establishing and interpreting policies) adalah suatu aktivitas yang dilakukan dalam menetapkan syarat berdasarkan kondisi mana manajer dan para bawahannya akan bekerja. Suatu kebijakan adalah sebagai suatu keputusan yang senantiasa berlaku untuk permasalahan yang timbul berulang demi suatu organisasi.
Langkah-langkah penting dalam pekerjaan perencanaan.
1.      Menjelaskan permasalahan
Permasalahan harus digambarkan dengan jelas. Demikian juga permasalahan harus dideskripsikan secara singkat karena suatu permasalahn yang dirumuskan dengan cara efektif adalah setengah selesai.
2.      Usaha memperoleh informasi terandal tentang aktifitas yang direncanakan
Pengetahuan tentang aktivitas yang akan direncankan adalah penting dan perlu untuk perencanaa yang efektif.
3.      Analisis dan klasifikasi informasi
Tiap-tiap informasi diperiksa secara terpisah dalam hubungannya dengan informasi secara keseluruhan. Hubungan timbal balik ditunjukan dan berhubungan dengan perencanaan yang dihadapi, ditemukan, dan dinilai.
4.      Menentukan dasar perencanaan dan batasan
Berdasarkan data yang berhubungan dengan permasalahan maupun atas dasar pendapatan yang dianggap penting untuk menetapkan rencana, harus disusun prakiraan tertentu.
5.      Menentukan rencana berganti
Biasanya terdapat beberapa rencana berganti untuk menyelasaikan pekerjaan dan berbagai macam alternatif dikembangkan dalam langkah ini.
6.      Memilih rencana yang diusulkan
Perlu dipertimbangkan dengan cermat mengenai ketepatan aktivitas yang dipilih (direncanakan) dengan alokasi biaya yang akan dikeluarkan. Keputusan dalam hal ini dapat dibuat oleh satu orang maupun terdiri atas sekelompok orang tertentu.
7.      Membuat urutan kronologis mengenai rencana yang diusulkan
Artinya, membuat detail tindakan  yang direncanakan akan dilakukan, oleh siapa, dan bilamana dilakukan dalam urutan yang tepat untuk tujuan yang dinginkan. Hal ini lebih sering dikenal sebagai siasat dalam perencanaan.
8.      Mengadakan pengendalian kemajuan terhadap rencana yang diusulkan
Evektifitas suatu rencana dapat diukur melalui hasil yang dicapai. Oleh karena itu, perlengkapan untuk kelanjutan yang cukup dalam menentukan penyesuaian dan hasil harus dimasukkan dalam pekerjaan perencanaan.[3]
Tabel skema proses perencanaan dan langkah-langkahnya
Konsep
Aktivitas yang Dilakukan
Langkah-Langkah yang Ditempuh
Proses Perencanaan
1.      Prakiraan
2.      Penetapan tujuan
3.      Pemrograman
4.      Penjadwalan
5.      Penganggaran
6.      Pengembangan prosedur
7.      Penetapan dan penafsiran kebijakan
1.      Menjelaskan permasalahan
2.      Mengusahakan untuk memperoleh informasi yang terandal tentang aktivitas yang terkandung di dalamnya
3.      Analisis dan klasifikasi informasi
4.      Menentukan dasar pendapatan perencanaan dan batasan
5.      Menentukan rencana berganti
6.      Memilih rencana yang diusulkan
7.      Membuat urutan kronologis tentang rencana yang diusulakan
8.      Mengadakan pengendalian kemajuan terhadap rencana yang diusulkan

C.  Pembagian Perencanaan
Dalam setiap organisasi, perencanaan disusun dalam suatu hierarki yang sejajar dengan struktur organisasi. Pada setiap hierarki umumnya perencanaan memiliki dua fungsi, yaitu :
1.      Menetapkan tujuan yang akan dicapai pada hierarki yang lebih rendah,
2.      Sebagai alat untuk mencapai perangkat tujuan pada hierarki lebih tinggi berikutnya.
Stoner dan Wankel (1986: 189) mengklasifikasikan rencana menjadi dua jenis utama, yaitu rencana strategis dan rencana operasional.
1.      Rencana strategis (strategic plan)
perencanaan strategis adalah proses perencanaan jangka panjang yang formal untuk menentukan dan mencapai tujuan organisasi.
a.       Kelebihan menggunakan rencana strategis yaitu:
1)      Dengan rencana strategis, manajer dapat menentukan tujuan secara jelas dan metode pencapaiannya kepada organisasinya
2)      Membantu manajer mengantisipasi permasalahan sebelum muncul dan memecahkannya sebelum menjadi lebih buruk.
3)      Membantu manejer mengenal peluang yang mengandung risiko dan peluang yang aman dan memilih di antara peluang yang ada.
4)      Mengurangi kemungkinan deviasi dan kejutan yang tidak menyenangkan,
5)      Melalui rencana strategis, manajer dapat memperbesar kemungkinan untuk membuat keputusan yang tahan menghadapi ujian waktu.
b.      Kelemahan menggunakan rencana strategis adalah sebagai berikut.
1)      Bahaya tercipta birokrasi besar para perencana yang dapat menghilangkan hubungan dengan produk dan pelanggan perusahaan.
2)      Kadang–kadang perencanaan strategis cenderung membatasi organisasi pada pilihan yang paling rasional dan bebas risiko.
2.      Rencana operasional (operational plan)
Rencana operasional memberikan deskripsi tentang bagaimana rencana strategis dilaksanakan. Dan terdiri atas rencana sekali pakai dan rencana tetap.
a.       Rencana sekali pakai (single use plan)
1)      Progam (programs)
1.      Langkah-langkah utama yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan
2.      Unit atau anggota yang bertanggung jawab untuk setiap langkah
3.      Urutan serta pengaturan waktu setiap langkah.
2)   Proyek (project) adalah bagian progam yang lebih kecil dan mandiri
3)   Anggaran (budget) adalah pernyataan tentang sumber daya keuangan yang disediakan untuk kegiatan tertentu dalam waktu tertentu pula.
b.      Rencana tetap (standing plan) merupakan pendekatan yang sudah dilakukan untuk menangani situasi yang terjadi berulang (repetitive) dan dapat diperkirakan.
1)      Kebijakan (policy) adalah suatu pedoman umum dalam pengambilan keputusan.
2)      Prosedur standar (standard procedure) adalah Implementasi kebijakan dilakukan melalui garis pedoman lebih detail.
3)      Peraturan (rules) adalah penyataan bahwa suatu tindakan harus dilakukan atau tidak boleh dilakukan dalam situasi tertentu.


D.    Teori Perencanaan
a.       Teori Operasi Sistem   memaparkan sejumlah disiplin akademis tradisional karena tidak ada disiplin tunggal yang mencakup seluruh aspek penting dari sitem sosial
b.      Teori Perubahan Sistem menyajikan hampir seluruh latar belakang dan teknik dari disiplin ilmu terapan disamping dari disiplin ilmu tradisional.[4]
E.     Efektivitas Perencanaan
      Manajer yang efisien adalah manajer yang menggunakan masukan   ( bahan baku, bawaan, dan sebagainya ) dengan tepat guna mencapai keluaran atau hasil yang maksimal. Manajer yang berkemampuan untuk memperkecil biaya sumber daya yang digunakan untuk mencapai tujuan adalah manjer yang bertindak efisien.
      Efektivitas berarti menjalankan pekerjaan yang benar. Efektivitas berarti kemampuan untuk memilih sasaran yang tepat. Menajer yang aktif adalah manejer yang memilih pekerjaan yang benar untuk dijalankan.
1.      Dua hambatan utama terhadap pengembangan rencana yang efektif :
a.       Penolakan dari dalam diri perencanaan terhadap penentuan tujuan dan pembuatan rencana untuk memecahkannya.
b.      Keengganan yang lazim dari para anggota organisasi untuk menerima rencana karena perubahan yang akan ditimbulkannya.
2.      Tiga alasan mengapa anggota organisasi dapat menolak perubahan :
a.       Ketidakpastian mengenai sebab dan akibat dari perubahan
b.      Keengganan untuk melepaskan keuntungan yang ada
c.       Kesadaran akan kelemahan dalam perubahan yang diusulkan
3.      Dalam melakukan penolakan terhadap perubahan, manajer diharapkan melakukan langkah-langkah sebagai berikut :
a.       Melibatkan para bawahan dan para pihak yang berkepentingan dengan organisasi dalam proses perencanaan
b.      memberikan informasi yang lebih banyak kepada bawahan mengenai rencana dan akibat yang mungkin timbul sehingga mereka mengerti perlunya perubahan, manfaat yang diharapkan, dan hal-hal yang diperlukan guna pelaksanaan yang efektif
c.       mengembangkan pola perencanaan yang efektif dalam perencanaan yang efektif
d.      menyadari dampak atas perubahan yang diusulkan terhadap para anggota organisasi dan memperkecil kekacauan yang tidak perlu
F.     Model Perencanaan Rasional
1.      Model PERT dan CPM
a.    PERT ( program evaluation and review techniques)
        PERT disebut juga dengan Teknik Evaluasi dan Peninjauan Program (TEPP), yaitu suatu metode perencanaan yang belum pernah dilakukan sebelumnya dan tidak akan dilaksanakan kembali dengan cara yang sama pada waktu yang akan datang.
Terdapat dua konsep penting dalam TEPP :
1)      Peristiwa (event) adalah kondisi yang terjadi saat itu, juga pada titik waktu tertentu. Akan tetapi, kondisi itu sendiri tidak membutuhkan waktu atau sumber.
2)      Aktivitas (activity) adalah bagian tertentu dari proyek kerja yang membutuhkan waktu dan sumber daya untuk menyelesaikannya.
b.      CPM ( Critical Path Method )
      CPM disebut juga Metode Jalur Kritis ( MJK ) adalah suatu teknik perencanaan dan pengendalian yang digunakan dalam proyek yang memiliki data biaya dari masa lampau. Metode jalur kritis memungkinkan seorang manajer menyelesaikan pekerjaan dalam waktu sesingkat mungkin dengan kerja lembur seminim mungkin, tambahan tenaga kerja ataupun tambahan peralatan, serta tidak terkena sanksi apa-apa apabila penyelesaian pekerjaan tersebut terlambat.
            Perbedaan CPM dengan PERT adalah CPM memasukkan konsep biaya dalam proses perencanaan dan pengendalian.
Tabel 3.3 Kalkulasi Biaya untuk Mempercepat Suatu Program ( waktu dalam mingguan)
Aktivitas
Waktu
Biaya
Biaya Mempercepat Per Minggu
Normal
Cepat
Normal
Cepat
12
5
3
Rp    900.000
Rp 1.300.000
Rp 200.000
13
3
2
Rp    400.000
Rp    700.000
Rp 300.000
24
2
1
Rp    300.000
Rp    400.000
Rp 100.000
35
7
5
Rp    800.000
Rp 1.100.000
Rp 150.000
46
6
3
Rp    600.000
Rp    750.000
Rp   50.000
57
5
3
Rp 1.000.000
Rp 1.200.000
Rp 100.000
67
6
4
Rp    900.000
Rp 1.200.000
Rp 150.000
Dalam menghitung biaya mempercepat per minggu digunakan rumus sebagai berikut :
Biaya cepat – biaya normal
Waktu normal – waktu cepat
            Mempercepat seluruh aktivitas tersebut akan menekan biaya langsung Rp 6.650.000,00, tetapi tindakan ini akan berhasil menyelesaikan proyek tersebut dalam waktu 11 minggu. Di pihak lain, penyelesaian proyek berdasarkan waktu normal akan membutuhkan waktu 19 minggu, tetapi biaya langsung yang harus dikeluarkan hanya berjumlah Rp 4.900.000,00.
2.      Model Biaya Manfaat ( cost benefit model )
            Model biaya manfaat merupakan metode matematis yang menunjukkan serta mengatur manfaat dan biaya ekonomis suatu proyek atau program. Manfaat proyek adalah nilai tambah hasil barang dan jasa, termasuk jasa lingkungan, yang memungkinkan karena adanya proyek, dan biaya proyek adalah nilai tambah sumber daya riil yang dimanfaatkan proyek.
Langkah penilaian meliputi :
a.     mengidentifikasi dampak lngkungan
b.    menguantifikasi dampak lingkungan
c.     penilaian terhadap hasil perubahan yang dikuantifikasi
d.    transformasi dalam nilai moneter
            Teknik penilaian manfaat didasarkan pada penggunaan pasar senyatanya. Teknik ini terbagi dalam tiga kategori besar yaitu :
a.       langsung didasarkan pada nilai pasar atau produktivitas
titik berat pendekatan ini adalah pada penilaian ekonomi dampak kualitas lingkungan pada system alami atau yang dibuat manusia.
b.      menggunakan nilai pasar barang pengganti atau pelengkap / komplementer
pendekatan yang sering digunakan untuk harga barang pengganti adalah :
1)      pendekatan nilai milik yang mendasarkan pada prinsip harga pasar pengganti untuk menilai perubahan dalam tingkat pencemaran udara
2)      pendekatan perbedaan upah didasarkan pada teori yang menyatakan bahwa upah yang lebih tinggi dibayarkan untuk pekerjaan di daerah yang tercemar atau daerah dengan resiko kehidupan dan kesehatan yang lebih tinggi
3)      pendekatan biaya perjalanan didasarkan pada anggapan bahwa waktu dan uang yang dikeluarkan untuk perjalanan tempat rekreasi yang bebas pungutan atau yang rendah biayanya
c.       pendekatan yang menggunakan teknik survey
      Teknik ini mempercayakan diri pada survey langsung kesediaan konsumen untuk membayar atau kesediaan konsumen untuk memilih sejumlah barang dan jasa.


Teknik penilaian kualitas lingkungan dari segi biaya adalah:
1)      metode pengeluaran pencegahan
            Metode tersebut diterapkan pada pengendalian suara bising pada pemukiman rumah tangga
2)      pendekatan biaya ganti
            biaya mengganti aktiva produktif yang rusak karena kualitas lingkungan yang menurun atau karena praktik pengelolaan di tempat proyek yang tidak sesuai.
3)      Pendekatan proyek bayangan
            Apabila pelayanan lingkungan sulit untuk dinilai dan dapat hilang karena usulan pembangunan, suatu peringkat alternatif sering ditunjang dengan penentuan biaya ekonomi proyek pelengkap yang dapat berupa penggantian jasa lingkungan tersebut.
4)      Analisis keefektifan biaya
            Tujuan kualitas lingkungan diperoleh dengan meminimumkan biaya mencapai tujuan tersebut. Tujuan lingkungan seringkali tercapai dengan berbagai cara, dan analisis biaya secara sistematis akan menunjukkan pendekatan yang optimal.
3.      Model masukan keluaran ( input output model)
1)      Sebagai pemasok yang menjual hasilnya pada industri lain dan pada pembeli akhir
2)      Sebagai pembeli masukan, yang membeli hasil kegiatan memproduksikan yang lain, juga keterampilan kerja, jasa modal, SDA, lahan, keahlian manajerial, dan bahan impor. Nilai hasil terdiri atas bahan dan jasa yang dibeli dari sektor lain ditambah nilai masukan primer yang dipakai langsung dalam proses produksi.

4.      Model Program Linier (Linier Programing Model)
            Model ini digunakan untuk penilaian dan perencanaan kualitas lingkungan, mulai dari pengolahan SDA seperti hutan untuk berbagai kegunaan, sampai pengendalian sisa dari masing-masing pabrik pengolahan industri. Program linier merupakan teknik analisis kuantitatif yang mengandalkan model matematika atau model simbolik sebagai wadahnya. Tahap program linier dalam pengambilan keputusan mengenai perbaikan kualitas lingkungan meliputi langkah-langkah :
a.       Identifikasi persoalan
b.      Perumusan dan penyusunan model
c.       Analisis model
d.      Pengesahan model
e.       Implementasi model dan hasil analisisnya
            Kehadiran model program linier adalah sebagai akibat terbatasnya model masukan keluaran untuk memecahkan permasalahan yang kompleks.
5.      Model simulasi dinamik (dynamic simulation model)
            Model ini merupakan himpunan persamaan yang menggambarkan system lingkungan ekonomi. Persamaan tersebut disusun dengan menggunakan komputer elektronik.[5]


DAFTAR PUSTAKA

Dr. H. B. Siswanto.  2005. pengantar manajemen. jakarta : PT Bumi Aksara
Anthony, Robert N., dkk. 1984. Management Control System. Fifth Edition. Homeword 111.
Ukas, Maman. 1978. Pengantar Ilmu Manajemen. FKIS IKIP Bandung.
Siswanto, B. 1987. Manajemen Tenaga Kerja. Bandung : Sinar Baru.

[1] Dr. H. B. Siswanto, pengantar manajemen, ( jakarta : PT Bumi Aksara, 2005 ), hal. 42
[2] Ibid hal. 44 - 45
[3] Ibid hal. 45 - 48
[4] Ibid hal. 48 - 51
[5] Ibid hal. 55 - 70