PERENCANAAN
A.
Pengertian Perencanaan
Perencanaan
adalah suatu aktivitas integratif yang berusaha memaksimumkan efektivitas
seluruhnya dari suatu organisasi sebagai suatu sistem, sesuai dengan tujuan
yang akan dicapai.
Perencanaan minimum memiliki 3 karakteristik:
1.
perencanaan
tersebut harus menyangkut masa yang akan dating
2.
terdapat suatu
elemen identifikasi pribadi atau organisasi, yaitu serangkaian tindakan di masa
yang akan datang dan akan diambil oleh perencana
3.
masa yang akan
datang, tindakan dan identifikasi pribadi, serta organisasi merupakan unsur
yang amat penting dalam setiap perencanaan[1]
Sebelum
melakukan aktivitas mengorganisasi, mengarahkan, memotivasi, dan mengendalikan
terlebih dahulu manajer harus membuat rencana yang memberikan tujuan dan arah
kepada organisasi, menentukan apa (what) yang akan dikerjakan, kapan (when)
akan dikerjakan, siapa (who) yang akan mengerjakan, di mana (where) akan
dikerjakan, dan bagaimana (how) mengerjakannya.
Dalam pelaksanaan fungsi perencanaan, manajer puncak memiliki
fungsi :
1.
menentukan
peran yang diharapkan dari organisasi di masa yang akan dating
2.
menghubungkan
organisasi dengan berbagai macam sistem lingkungannya
3.
mengevaluasi
dan memprakirakan kebutuhan apa saja yang dapat dipenuhi oleh organisasi
Manajer puncak
umumnya mencurahkan hampir semua waktu
perencanaannya jauh ke masa depan dan pada strategi organisasi secara
keseluruhan. Manajer pada hierarki lebih rendah merencanakannya terutama untuk
subuntinya sendiri dan untuk jangka waktu yang lebih pendek.
Fungsi
perencanaan memiliki hubungan yang sangat erat dengan pengambilan keputusan.
Suatu keputusan pada dasarnya adalah suatu resolusi dari kemungkinan alternative. Pengambilan
keputusan merupakan aspek penting perencanaan, yaitu proses pengembangan dan
pemulihan arah untuk memecahkan permasalahan tertentu. Keputusan harus diambil
pada setiap titik dalam proses perencanaan.[2]
B.
Proses Perencanaan
Perencanaan
sebagai suatu proses adalah suatu cara yang sistematis untuk menjalankan suatu
pekerjaan. Dalam perencanaan terkandung suatu aktivitas tertentu yang saling
berkaitan untuk mencapai hasil tertentu yang diinginkan.
Aktivitas
perencanaan menurut
Louis A.Allen (1963) sebagai berikut :
1.
Prakiraan
(forecasting) merupakan usaha yang sistematis untuk untuk
meramalkan/memperkirakan waktu yang akan dating dengan penarikan kesimpualan
atas fakta yang telah diketahui.
2.
Penetapan
tujuan (establishing objective) merupakan suatu aktivitas untuk menetapkan sesuatu yang ingin
dicapai melalui pelaksanaan pekerjaan.
3.
Pemrogaman
(programming) adalah suatu aktivitas yang dilakukan
dengan maksud untuk menetapakan:
a.
Langkah-langkah
utama yang diperlakukan untuk mencapai suatu tujuan.
b.
Unit dan
anggota yang bertanggung jawab untuk setiap langkah.
c.
Urutan serta
pengaturan waktu setiap langkah.
4.
Penjadwalan
(scheduling) adalah penetapan atau penunjukan waktu menurut kronologi tertentu
guna melaksanakan berbagai macam pekerjaan.
5.
Penganggaran (budgeting) merupakan
suatu aktivitas untuk membuat peryataan tentang sumber daya keuangan (financial
recources) yang disediakn untuk aktivitas dan waktu tertentu.
6.
Pengenbangan
prosedur (developing procedure) merupakan suatu aktivitas menormalisasikan cara, teknik, dan metode
pelaksanaan suatu pekerjaan.
7.
Penetapan dan
interprestasi kebijakan (establishing and interpreting policies) adalah
suatu aktivitas yang dilakukan dalam menetapkan syarat berdasarkan kondisi mana
manajer dan para bawahannya akan bekerja. Suatu kebijakan adalah sebagai suatu
keputusan yang senantiasa berlaku untuk permasalahan yang timbul berulang demi
suatu organisasi.
Langkah-langkah
penting dalam pekerjaan perencanaan.
1.
Menjelaskan
permasalahan
Permasalahan harus digambarkan dengan jelas. Demikian juga
permasalahan harus dideskripsikan secara singkat karena suatu permasalahn yang
dirumuskan dengan cara efektif adalah setengah selesai.
2.
Usaha
memperoleh informasi terandal tentang aktifitas yang direncanakan
Pengetahuan tentang aktivitas yang akan direncankan adalah penting
dan perlu untuk perencanaa yang efektif.
3.
Analisis dan
klasifikasi informasi
Tiap-tiap informasi diperiksa secara
terpisah dalam hubungannya dengan informasi secara keseluruhan. Hubungan timbal
balik ditunjukan dan berhubungan dengan perencanaan yang dihadapi, ditemukan,
dan dinilai.
4.
Menentukan
dasar perencanaan dan batasan
Berdasarkan data yang berhubungan dengan permasalahan maupun atas
dasar pendapatan yang dianggap penting untuk menetapkan rencana, harus disusun
prakiraan tertentu.
5.
Menentukan
rencana berganti
Biasanya terdapat beberapa rencana berganti untuk menyelasaikan
pekerjaan dan berbagai macam alternatif dikembangkan dalam langkah ini.
6.
Memilih rencana
yang diusulkan
Perlu dipertimbangkan dengan cermat mengenai ketepatan aktivitas
yang dipilih (direncanakan) dengan alokasi biaya yang akan dikeluarkan.
Keputusan dalam hal ini dapat dibuat oleh satu orang maupun terdiri atas
sekelompok orang tertentu.
7.
Membuat urutan
kronologis mengenai rencana yang diusulkan
Artinya, membuat detail tindakan
yang direncanakan akan dilakukan, oleh siapa, dan bilamana dilakukan dalam
urutan yang tepat untuk tujuan yang dinginkan. Hal ini lebih sering dikenal
sebagai siasat dalam perencanaan.
8.
Mengadakan
pengendalian kemajuan terhadap rencana yang diusulkan
Evektifitas suatu rencana dapat diukur melalui hasil yang dicapai.
Oleh karena itu, perlengkapan untuk kelanjutan yang cukup dalam menentukan
penyesuaian dan hasil harus dimasukkan dalam pekerjaan perencanaan.[3]
Tabel skema proses perencanaan dan
langkah-langkahnya
|
Konsep
|
Aktivitas yang Dilakukan
|
Langkah-Langkah
yang Ditempuh
|
|
Proses
Perencanaan
|
1.
Prakiraan
2.
Penetapan tujuan
3.
Pemrograman
4.
Penjadwalan
5.
Penganggaran
6.
Pengembangan prosedur
7.
Penetapan dan penafsiran kebijakan
|
1.
Menjelaskan permasalahan
2.
Mengusahakan untuk memperoleh informasi yang terandal tentang
aktivitas yang terkandung di dalamnya
3.
Analisis dan klasifikasi informasi
4.
Menentukan dasar pendapatan perencanaan dan batasan
5.
Menentukan rencana berganti
6.
Memilih rencana yang diusulkan
7.
Membuat urutan kronologis tentang rencana yang diusulakan
8.
Mengadakan pengendalian kemajuan terhadap rencana yang diusulkan
|
C.
Pembagian Perencanaan
Dalam setiap organisasi, perencanaan
disusun dalam suatu hierarki yang sejajar dengan struktur organisasi. Pada
setiap hierarki umumnya perencanaan memiliki dua fungsi, yaitu :
1.
Menetapkan
tujuan yang akan dicapai pada hierarki yang lebih rendah,
2.
Sebagai alat
untuk mencapai perangkat tujuan pada hierarki lebih tinggi berikutnya.
Stoner dan Wankel (1986: 189)
mengklasifikasikan rencana menjadi dua jenis utama, yaitu rencana strategis dan
rencana operasional.
1.
Rencana
strategis (strategic plan)
perencanaan
strategis adalah proses perencanaan jangka panjang yang formal untuk menentukan
dan mencapai tujuan organisasi.
a.
Kelebihan
menggunakan rencana strategis yaitu:
1)
Dengan rencana
strategis, manajer dapat menentukan tujuan secara jelas dan metode
pencapaiannya kepada organisasinya
2)
Membantu
manajer mengantisipasi permasalahan sebelum muncul dan memecahkannya sebelum
menjadi lebih buruk.
3)
Membantu
manejer mengenal peluang yang mengandung risiko dan peluang yang aman dan
memilih di antara peluang yang ada.
4)
Mengurangi
kemungkinan deviasi dan kejutan yang tidak menyenangkan,
5)
Melalui rencana
strategis, manajer dapat memperbesar kemungkinan untuk membuat keputusan yang
tahan menghadapi ujian waktu.
b.
Kelemahan
menggunakan rencana strategis adalah sebagai berikut.
1)
Bahaya tercipta
birokrasi besar para perencana yang dapat menghilangkan hubungan dengan produk
dan pelanggan perusahaan.
2)
Kadang–kadang
perencanaan strategis cenderung membatasi organisasi pada pilihan yang paling
rasional dan bebas risiko.
2.
Rencana
operasional (operational plan)
Rencana
operasional memberikan deskripsi tentang bagaimana rencana strategis dilaksanakan.
Dan terdiri atas rencana sekali pakai dan rencana tetap.
a.
Rencana sekali
pakai (single use plan)
1)
Progam
(programs)
1.
Langkah-langkah
utama yang diperlukan untuk mencapai suatu tujuan
2.
Unit atau
anggota yang bertanggung jawab untuk setiap langkah
3.
Urutan serta
pengaturan waktu setiap langkah.
2)
Proyek
(project) adalah bagian progam yang lebih kecil dan mandiri
3)
Anggaran
(budget) adalah
pernyataan tentang sumber daya keuangan yang
disediakan untuk kegiatan tertentu dalam waktu tertentu pula.
b.
Rencana tetap
(standing plan) merupakan pendekatan yang sudah dilakukan untuk menangani situasi
yang terjadi berulang (repetitive) dan dapat diperkirakan.
1)
Kebijakan
(policy) adalah
suatu pedoman umum dalam pengambilan keputusan.
2)
Prosedur
standar (standard procedure) adalah Implementasi
kebijakan dilakukan melalui garis pedoman lebih detail.
3)
Peraturan
(rules) adalah
penyataan bahwa suatu tindakan harus dilakukan atau tidak boleh dilakukan dalam
situasi tertentu.
D. Teori Perencanaan
a.
Teori Operasi
Sistem memaparkan
sejumlah disiplin akademis tradisional karena tidak ada disiplin tunggal yang
mencakup seluruh aspek penting dari sitem sosial
b. Teori Perubahan Sistem menyajikan
hampir seluruh latar belakang dan teknik dari disiplin ilmu terapan disamping
dari disiplin ilmu tradisional.[4]
E. Efektivitas Perencanaan
Manajer yang efisien
adalah manajer yang menggunakan masukan (
bahan baku, bawaan, dan sebagainya ) dengan tepat guna mencapai keluaran atau
hasil yang maksimal. Manajer yang berkemampuan untuk memperkecil biaya sumber
daya yang digunakan untuk mencapai tujuan adalah manjer yang bertindak efisien.
Efektivitas berarti
menjalankan pekerjaan yang benar. Efektivitas berarti kemampuan untuk memilih
sasaran yang tepat. Menajer yang aktif adalah manejer yang memilih pekerjaan
yang benar untuk dijalankan.
1.
Dua hambatan
utama terhadap pengembangan rencana yang efektif :
a.
Penolakan dari
dalam diri perencanaan terhadap penentuan tujuan dan pembuatan rencana untuk
memecahkannya.
b.
Keengganan yang
lazim dari para anggota organisasi untuk menerima rencana karena perubahan yang
akan ditimbulkannya.
2.
Tiga alasan
mengapa anggota organisasi dapat menolak perubahan :
a.
Ketidakpastian
mengenai sebab dan akibat dari perubahan
b.
Keengganan
untuk melepaskan keuntungan yang ada
c.
Kesadaran akan
kelemahan dalam perubahan yang diusulkan
3.
Dalam melakukan
penolakan terhadap perubahan, manajer diharapkan melakukan langkah-langkah
sebagai berikut :
a.
Melibatkan para
bawahan dan para pihak yang berkepentingan dengan organisasi dalam proses perencanaan
b.
memberikan
informasi yang lebih banyak kepada bawahan mengenai rencana dan akibat yang
mungkin timbul sehingga mereka mengerti perlunya perubahan, manfaat yang
diharapkan, dan hal-hal yang diperlukan guna pelaksanaan yang efektif
c.
mengembangkan
pola perencanaan yang efektif dalam perencanaan yang efektif
d.
menyadari
dampak atas perubahan yang diusulkan terhadap para anggota organisasi dan
memperkecil kekacauan yang tidak perlu
F.
Model Perencanaan Rasional
1. Model PERT dan CPM
a. PERT ( program evaluation and review
techniques)
PERT
disebut juga dengan Teknik Evaluasi dan Peninjauan Program (TEPP), yaitu suatu
metode perencanaan yang belum pernah dilakukan sebelumnya dan tidak akan
dilaksanakan kembali dengan cara yang sama pada waktu yang akan datang.
Terdapat dua konsep penting dalam TEPP :
1) Peristiwa (event) adalah kondisi yang
terjadi saat itu, juga pada titik waktu tertentu. Akan tetapi, kondisi itu
sendiri tidak membutuhkan waktu atau sumber.
2) Aktivitas (activity) adalah bagian tertentu
dari proyek kerja yang membutuhkan waktu dan sumber daya untuk
menyelesaikannya.
b. CPM ( Critical Path Method )
CPM disebut juga Metode Jalur
Kritis ( MJK ) adalah suatu teknik perencanaan dan pengendalian yang digunakan
dalam proyek yang memiliki data biaya dari masa lampau. Metode jalur kritis
memungkinkan seorang manajer menyelesaikan pekerjaan dalam waktu sesingkat
mungkin dengan kerja lembur seminim mungkin, tambahan tenaga kerja ataupun
tambahan peralatan, serta tidak terkena sanksi apa-apa apabila penyelesaian pekerjaan
tersebut terlambat.
Perbedaan CPM dengan PERT adalah CPM memasukkan konsep biaya dalam
proses perencanaan dan pengendalian.
Tabel 3.3 Kalkulasi Biaya untuk Mempercepat Suatu Program ( waktu
dalam mingguan)
|
Aktivitas
|
Waktu
|
Biaya
|
Biaya Mempercepat Per Minggu
|
||
|
Normal
|
Cepat
|
Normal
|
Cepat
|
||
|
12
|
5
|
3
|
Rp 900.000
|
Rp 1.300.000
|
Rp 200.000
|
|
13
|
3
|
2
|
Rp 400.000
|
Rp 700.000
|
Rp 300.000
|
|
24
|
2
|
1
|
Rp 300.000
|
Rp 400.000
|
Rp 100.000
|
|
35
|
7
|
5
|
Rp 800.000
|
Rp 1.100.000
|
Rp 150.000
|
|
46
|
6
|
3
|
Rp 600.000
|
Rp 750.000
|
Rp 50.000
|
|
57
|
5
|
3
|
Rp 1.000.000
|
Rp 1.200.000
|
Rp 100.000
|
|
67
|
6
|
4
|
Rp 900.000
|
Rp 1.200.000
|
Rp 150.000
|
Dalam menghitung biaya mempercepat per minggu digunakan rumus
sebagai berikut :
|
Biaya cepat – biaya normal
|
|
Waktu normal – waktu cepat
|
Mempercepat
seluruh aktivitas tersebut akan menekan biaya langsung Rp 6.650.000,00, tetapi
tindakan ini akan berhasil menyelesaikan proyek tersebut dalam waktu 11 minggu.
Di pihak lain, penyelesaian proyek berdasarkan waktu normal akan membutuhkan
waktu 19 minggu, tetapi biaya langsung yang harus dikeluarkan hanya berjumlah
Rp 4.900.000,00.
2.
Model Biaya
Manfaat ( cost benefit model )
Model biaya manfaat merupakan metode matematis yang menunjukkan
serta mengatur manfaat dan biaya ekonomis suatu proyek atau program. Manfaat
proyek adalah nilai tambah hasil barang dan jasa, termasuk jasa lingkungan,
yang memungkinkan karena adanya proyek, dan biaya proyek adalah nilai tambah
sumber daya riil yang dimanfaatkan proyek.
Langkah penilaian meliputi :
a.
mengidentifikasi
dampak lngkungan
b.
menguantifikasi
dampak lingkungan
c.
penilaian
terhadap hasil perubahan yang dikuantifikasi
d.
transformasi
dalam nilai moneter
Teknik penilaian manfaat didasarkan pada penggunaan pasar
senyatanya. Teknik ini terbagi dalam tiga kategori besar yaitu
:
a.
langsung
didasarkan pada nilai pasar atau produktivitas
titik berat pendekatan ini adalah pada penilaian ekonomi dampak
kualitas lingkungan pada system alami atau yang dibuat manusia.
b.
menggunakan
nilai pasar barang pengganti atau pelengkap / komplementer
pendekatan yang sering digunakan untuk harga barang pengganti
adalah :
1)
pendekatan
nilai milik yang mendasarkan pada prinsip harga pasar pengganti untuk menilai
perubahan dalam tingkat pencemaran udara
2)
pendekatan
perbedaan upah didasarkan pada teori yang menyatakan bahwa upah yang lebih
tinggi dibayarkan untuk pekerjaan di daerah yang tercemar atau daerah dengan
resiko kehidupan dan kesehatan yang lebih tinggi
3)
pendekatan
biaya perjalanan didasarkan pada anggapan bahwa waktu dan uang yang dikeluarkan
untuk perjalanan tempat rekreasi yang bebas pungutan atau yang rendah biayanya
c.
pendekatan yang
menggunakan teknik survey
Teknik ini mempercayakan diri pada survey langsung kesediaan
konsumen untuk membayar atau kesediaan konsumen untuk memilih sejumlah barang
dan jasa.
Teknik
penilaian kualitas lingkungan dari segi biaya adalah:
1)
metode
pengeluaran pencegahan
Metode tersebut diterapkan pada pengendalian suara bising pada
pemukiman rumah tangga
2)
pendekatan
biaya ganti
biaya mengganti aktiva produktif yang rusak karena kualitas
lingkungan yang menurun atau karena praktik pengelolaan di tempat proyek yang
tidak sesuai.
3)
Pendekatan
proyek bayangan
Apabila pelayanan lingkungan sulit untuk dinilai dan dapat hilang
karena usulan pembangunan, suatu peringkat alternatif sering ditunjang dengan
penentuan biaya ekonomi proyek pelengkap yang dapat berupa penggantian jasa
lingkungan tersebut.
4)
Analisis
keefektifan biaya
Tujuan kualitas lingkungan diperoleh dengan meminimumkan biaya
mencapai tujuan tersebut. Tujuan lingkungan seringkali tercapai dengan berbagai
cara, dan analisis biaya secara sistematis akan menunjukkan pendekatan yang
optimal.
3.
Model masukan
keluaran ( input output model)
1)
Sebagai pemasok
yang menjual hasilnya pada industri lain dan pada pembeli akhir
2)
Sebagai pembeli
masukan, yang membeli hasil kegiatan memproduksikan yang lain, juga
keterampilan kerja, jasa modal, SDA, lahan, keahlian manajerial, dan bahan
impor. Nilai hasil terdiri atas bahan dan jasa yang dibeli dari sektor lain
ditambah nilai masukan primer yang dipakai langsung dalam proses produksi.
4.
Model Program
Linier (Linier Programing Model)
Model ini digunakan untuk penilaian dan perencanaan kualitas
lingkungan, mulai dari pengolahan SDA seperti hutan untuk berbagai kegunaan,
sampai pengendalian sisa dari masing-masing pabrik pengolahan industri. Program
linier merupakan teknik analisis kuantitatif yang mengandalkan model matematika
atau model simbolik sebagai wadahnya. Tahap program linier dalam pengambilan
keputusan mengenai perbaikan kualitas lingkungan meliputi langkah-langkah :
a.
Identifikasi
persoalan
b.
Perumusan dan
penyusunan model
c.
Analisis model
d.
Pengesahan
model
e.
Implementasi
model dan hasil analisisnya
Kehadiran model program
linier adalah sebagai akibat terbatasnya model masukan keluaran untuk
memecahkan permasalahan yang kompleks.
5.
Model simulasi
dinamik (dynamic simulation model)
Model ini
merupakan himpunan persamaan yang menggambarkan system lingkungan ekonomi.
Persamaan tersebut disusun dengan menggunakan komputer elektronik.[5]
DAFTAR PUSTAKA
Dr. H. B. Siswanto. 2005. pengantar
manajemen. jakarta : PT Bumi Aksara
Anthony, Robert N., dkk. 1984. Management Control System. Fifth
Edition. Homeword 111.
Ukas, Maman. 1978. Pengantar Ilmu Manajemen. FKIS IKIP Bandung.
Siswanto, B. 1987. Manajemen Tenaga Kerja. Bandung : Sinar Baru.
[4]
Ibid hal. 48 - 51
[5]
Ibid hal. 55 - 70
